Kurumunuza Özel EBYS ve Doküman Yönetim Sistemi

EBYS Nedir, Doküman Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar?

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS), kurumda üretilen ya da kuruma gelen belgelerin oluşturulmasından arşivlenmesine ve imhasına kadar tüm yaşam döngüsünü dijital ortamda yöneten yazılımdır. Belge kaydı, sınıflandırma, sürümleme, yetkilendirme, onay ve arşivleme gibi işlevleri tek bir yapıda birleştirir. Doküman yönetim sistemi (DMS) olarak da adlandırılan bu yapı, kurumdaki bilginin kişilere ve klasörlere dağılmadan tek bir yetkili kaynakta toplanmasını sağlar.

Ortak klasörlerde, e-posta eklerinde ve kişisel bilgisayarlarda dağınık duran dosyalar, hangi sürümün güncel olduğu ve belgeyi kimin değiştirdiği sorularını cevapsız bırakır. Kâğıt arşivde ise bir evrakı bulmak, birimler arasında dolaştırmak ve imzaya sunmak zaman alır; kaybolan bir evrakın izini sürmek çoğu zaman mümkün olmaz. Bir doküman yönetim sistemi her belgeyi yetkiye bağlı biçimde saklar, nerede beklediğini gösterir ve üzerinde yapılan her işlemi kayıt altına alır.

Bu sayede bir sözleşmenin son hâline, bir yazının hangi aşamada beklediğine ya da bir prosedürün hangi tarihte değiştiğine birkaç tıkla ulaşılır. Denetim ve iç kontrol süreçlerinde istenen geçmiş bilgisi, dosyaları tek tek açmadan raporlanabilir. Aynı belgenin farklı kopyalarının dolaşması ve yanlış sürümle çalışılması riski de azalır.

• Gelen ve giden evrak kaydı
• Belge türü ve üst veri tanımları
• Sürüm geçmişi ve belge kilitleme
• Paraf, onay ve dağıtım akışları
• Saklama planı ve imha süreçleri
• Tam metin arama ve raporlama

Kamu Kurumları ve Özel Şirketler İçin EBYS

Kamu kurumlarında EBYS çoğu zaman bir evrak takip sistemi işlevi de görür; gelen ve giden evrak kaydı, resmî yazı şablonları, paraf ve imza zinciri, dağıtım listeleri ve dosya planına göre arşivleme gibi ayrıntılı gereksinimler içerir. Bu gereksinimlerin önemli bir kısmı mevzuattan ve kurumun kendi iç düzenlemelerinden kaynaklanır. Resmî yazışma kuralları, saklama süreleri ve arşiv düzenlemeleri gibi kuruma uygulanan mevzuatı proje başında ilgili birimlerinizle birlikte değerlendiriyor, teknik tasarımı bu değerlendirmeye göre şekillendiriyoruz.

Özel şirketlerde ise öncelik çoğu zaman sözleşmelerin, kalite dokümanlarının, teklif dosyalarının ve personel belgelerinin düzenli, aranabilir ve yetkiye bağlı biçimde saklanmasıdır. Sözleşme bitiş tarihlerine yönelik hatırlatmalar, prosedürlerin yalnızca onaylı sürümünün yayınlanması ve müşteri ya da tedarikçi bazında belge klasörleri sık karşılaşılan ihtiyaçlardır. Sistemi bu ihtiyaçlara göre sade tutuyor, kullanılmayacak karmaşıklığı baştan eklemiyoruz.

Belge saklama ve paylaşma ihtiyacı basit olan küçük ekipler için hazır bulut depolama hizmetleri ya da paket doküman yönetim ürünleri çoğu zaman yeterli olabilir. Kuruma özel geliştirilen bir EBYS ise onay hiyerarşisinin karmaşık olduğu, mevcut sistemlerle sıkı entegrasyon gerektiği ya da verinin kurum içinde tutulmasının zorunlu olduğu durumlarda anlam kazanır. Analiz aşamasında bu değerlendirmeyi sizinle açıkça yapıyoruz.

Elektronik İmza, KEP ve Sistem Entegrasyonları

Belgelerin dijitalde oluşturulup kâğıda dökülmeden imzalanabilmesi, bir EBYS’den beklenen temel faydalardan biridir. İhtiyaca göre nitelikli elektronik sertifikayla e-İmza ve mobil imza entegrasyonlarını kuruyor, imzalı belgelerin imza bilgileriyle birlikte doğrulanabilir biçimde saklanmasını sağlıyoruz. Resmî yazışmaların KEP üzerinden gönderilip alınması da kurumun çalıştığı KEP hizmet sağlayıcısıyla yapılacak entegrasyonla sürecin parçası olabilir.

Belgeler çoğu zaman başka sistemlerde doğar: satın alma talebi ERP’de, personel dosyası insan kaynakları yazılımında, müşteri sözleşmesi CRM’de oluşur. Bu sistemlerle REST API’ler veya zamanlanmış veri aktarımlarıyla bağlantı kurarak belgelerin ilgili kayda bağlı biçimde saklanmasını sağlıyoruz. Kimlik doğrulama tarafında ise mevcut kullanıcı dizininiz ve tek oturum açma (SSO) altyapınızla entegrasyon ihtiyaca göre planlanır.

Onay adımlarının belge yönetiminin ötesine geçtiği, satın alma, izin veya masraf gibi süreçlerin de dijitalleşeceği durumlarda EBYS’yi bir iş akışı yönetimi (BPM) altyapısıyla birlikte tasarlamak daha verimli olabilir. Böylece belge ve ona bağlı süreç aynı ekranda izlenir. Hangi yaklaşımın uygun olduğunu süreçlerinizin kapsamına göre birlikte belirliyoruz.

• e-İmza ve mobil imza altyapıları
• KEP hizmet sağlayıcıları
• ERP, CRM ve insan kaynakları yazılımları
• E-posta sunucuları ve ağ tarayıcıları
• Kurumsal kullanıcı dizini ve SSO

Kâğıt Arşivden Dijital Arşive Geçiş ve Bilgi Güvenliği

Kâğıt arşivin dijitale taşınması genellikle tek seferde değil, öncelik sırasına göre yapılır. Sık başvurulan ve saklama süresi devam eden belgeler öne alınırken, nadiren ihtiyaç duyulan eski dosyalar için talep üzerine tarama gibi daha ekonomik yöntemler değerlendirilebilir. Tarama, indeksleme ve kalite kontrol adımlarını belge türlerine göre tanımlıyor, aktarılan kayıtların doğruluğunu örneklem kontrolleriyle sınıyoruz.

Belgeler çoğu zaman kişisel veri ve ticari sır içerir; bu nedenle güvenliği tasarımın ilk gününden ele alıyoruz. Rol ve birim bazlı yetkiler, iletim ve depolamada şifreleme, belge düzeyinde erişim kısıtları ve ayrıntılı iz kaydı ihtiyaca göre planlanır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki saklama ve imha yükümlülüklerinin teknik karşılığını kurumunuzun hukuk ya da uyum birimiyle birlikte belirliyoruz.

Sistemin kurum içi sunucularda, özel bulutta ya da genel bulut altyapısında çalışmasına belgelerin hassasiyetine ve kurum politikalarınıza göre birlikte karar veriyoruz. Yedekleme düzeni, olağanüstü durumlarda geri dönüş ve büyüyen arşiv için depolama kapasitesi de bu planın parçasıdır. Arşiv envanterinin çıkarılması gibi yerinde inceleme gerektiren adımlarda İstanbul’daki kurumlarla birim ziyaretleri planlayabiliyor, diğer şehirlerdeki ekiplerle çevrim içi çalışabiliyoruz.

• Rol, birim ve belge düzeyinde yetkilendirme
• İletimde ve depolamada şifreleme
• Görüntüleme ve indirme işlemlerinin iz kaydı
• İhtiyaca göre filigran ve indirme kısıtları
• Düzenli yedekleme ve geri dönüş testleri