İşe Alımdan Ayrılışa Kadar İnsan Kaynakları Yazılımı

İnsan Kaynakları Yazılımında Hazır Paket ve Özel Geliştirme

Hazır İK paketleri, standart izin kuralları ve sade bir organizasyon şeması olan işletmelerde çoğu zaman işini görür. Güncellemeleri üretici yönetir, yaygın senaryolar ayar ekranlarından tanımlanır ve kullanıma geçiş kısa sürer. Çalışan sayısı sınırlı, vardiya düzeni basit ve onay zinciri kısa olan bir şirkette ayrı bir geliştirme projesine girmek gerekmeyebilir.

Kurumun yapısı karmaşıklaştıkça tablo değişir. Farklı sözleşme türlerine tabi çalışan grupları, sahada dönüşümlü vardiyalar, birden fazla şirket ya da şube ve kamuya özgü kadro ve görevlendirme kuralları bir paketin ayarlarıyla karşılanamadığında süreçler yeniden Excel’e döner. Kuruma özel bir HRMS bu kuralları sistemin içine yerleştirir ve kurallar değiştiğinde üreticinin yol haritasını beklemeden uyarlanabilir.

Analiz aşamasında hangi sürecin hazır bir ürünle, hangisinin özel geliştirmeyle daha iyi karşılanacağını açıkça konuşuyoruz. Bazı kurumlar için en doğru yol, bordroyu mevcut programda bırakıp özlük, izin ve işe alım gibi süreçleri özel bir sistemde toplamaktır. Karar; kural karmaşıklığı, entegrasyon ihtiyacı ve uzun vadeli maliyet birlikte değerlendirilerek verilir.

İzin Takip Programından Puantaja: Günlük İK İşlemleri

İK ekiplerinin gündeminde izin bakiyeleri, vardiya değişiklikleri ve ay sonu puantajı gibi tekrar eden işler önemli bir yer tutar. İyi bir izin takip programı yalnızca talebi almakla kalmaz; çalışanın bakiyesini, ekibin aynı tarihlerdeki doluluğunu ve onay hiyerarşisini birlikte değerlendirir. Onaylanan izin vardiya planına ve puantaja kendiliğinden yansıdığında aynı bilginin üç ayrı dosyada güncellenmesi gerekmez.

Vardiyalı çalışan kurumlarda planlama ekranı; şablon vardiyaları, rotasyonları ve personelin yetkinliklerini dikkate alacak şekilde tasarlanabilir. Kart okuyucu, turnike ya da mobil giriş-çıkış verileri ihtiyaca göre sisteme aktarılarak planlanan ve gerçekleşen çalışma karşılaştırılır. Fazla mesai, geç kalma ve eksik çalışma gibi istisnalar ay sonunu beklemeden yöneticinin önüne gelir.

Bordro hesaplama motoru geliştirmiyoruz; bu iş kurumunuzun kullandığı bordro programında ya da hizmet aldığı mali müşavirlikte kalır. Kurduğumuz sistem devam, izin, fazla mesai ve özlük değişikliklerini bordro tarafının beklediği formatta ve zamanında hazırlar. Entegrasyon ihtiyaca göre API, veri tabanı bağlantısı ya da dosya aktarımıyla kurulur ve kapsamı karşı sistemin imkânlarına göre analizde netleşir.

• İzin türleri, hak ediş ve devir kuralları
• Vardiya şablonları ve rotasyon planı
• Giriş-çıkış verisiyle puantaj
• Fazla mesai ve istisna bildirimleri
• Bordro programına dönemsel veri aktarımı

İşe Alımdan Performansa: Çalışan Yaşam Döngüsü

İşe alım modülü, ilanın açılmasından teklifin kabulüne kadar adayın geçtiği adımları izlenebilir kılar. Başvurular tek bir havuzda toplanır, adaylar pozisyona göre aşamalarda ilerler ve mülakat notları ilgili kişilerle paylaşılır. Teklifi kabul eden aday çalışan kaydına dönüştürüldüğünde bilgiler yeniden girilmez ve oryantasyon görevleri otomatik olarak oluşur.

Oryantasyonda ilk günün hazırlığı birden fazla birime dağılır: bilgi işlem hesap açar, idari işler zimmet teslim eder, birim yöneticisi eğitim planını hazırlar. Bu adımları kişiye özel bir kontrol listesine dönüştürmek, yeni çalışanın ilk haftasının dağınık geçmesini önler. Aynı yapı, işten ayrılışta zimmet iadesi ve hesapların kapatılması gibi adımlar için de kullanılabilir.

Performans yönetimi tarafında hedef setleri, yetkinlik değerlendirmeleri ve dönem görüşmeleri kurumunuzun benimsediği modele göre kurgulanır. Eğitim ihtiyaçları değerlendirme sonuçlarıyla ilişkilendirilebilir, katılım ve yenileme tarihleri çalışan profilinde izlenir. Böylece terfi, yetkinlik ve eğitim kararları dağınık notlar yerine kayıtlı bir geçmişe dayanır.

Çalışan Self-servis Portalı ve Hassas Personel Verisi

Self-servis portalı, İK ekibine gelen rutin talepleri çalışanın kendisinin tamamlayabileceği işlemlere dönüştürür. Çalışan izin bakiyesini görür, talep oluşturur, bordro programından aktarılan pusulasını indirir ve adres ya da banka bilgisi değişikliğini onaya gönderir. Sahada ya da üretimde çalışan, bilgisayar başında olmayan personel için aynı işlemler mobil uyumlu ekranlardan veya ihtiyaca göre bir mobil uygulamadan yapılabilir.

Personel kayıtları, KVKK açısından en hassas veri gruplarını barındırabilir; sağlık raporları, sendika üyeliği ya da adli sicil bilgisi gibi özel nitelikli kişisel veriler bunların başında gelir. Bu nedenle özlük dosyasındaki belge türlerini erişim düzeylerine ayırıyor, yöneticinin ekibine ait yalnızca gerekli alanları görmesini sağlıyor ve hassas kayıtlara yapılan erişimleri iz kaydına alıyoruz. Saklama süresi dolan kayıtlar için silme ya da anonimleştirme işlemlerini planlanabilir hale getiriyoruz.

Hangi verinin hangi amaçla ve ne süreyle tutulacağı, aydınlatma metinleri ve açık rıza gerektiren durumlar kurumunuzun hukuk ya da uyum biriminin değerlendirmesine bağlıdır. Bu değerlendirmeyi proje başında ilgili birimle birlikte ele alıyor, çıkan kararları yetki, saklama ve kayıt kurallarına dönüştürüyoruz. Sistemin kurum içi sunucularda mı yoksa bulutta mı çalışacağı da verinin hassasiyetine göre bu aşamada netleşir.

• Belge türüne göre erişim düzeyleri
• Hassas kayıtlar için erişim iz kaydı
• Saklama süresi ve imha planı
• Bilgi değişiklikleri için onay akışı