Kurumunuza Özel Proje Yönetim Sistemi (PMS / PMIS)

Proje Yönetim Sistemi Nedir, Ne Zaman Gerekir?

Proje yönetim sistemi, bir kurumun yürüttüğü projelerin planını, görevlerini, kaynaklarını, maliyetini ve risklerini tek bir yerde toplayan yazılımdır. Sektörde PMS kısaltmasıyla, proje verisinin toplanıp raporlanmasına vurgu yapıldığında ise proje yönetim bilgi sistemi anlamındaki PMIS kısaltmasıyla da anılır. Temel amaç, proje bilgisinin kişisel dosyalara ve e-posta zincirlerine dağılmasını önleyip herkesin aynı güncel veriyle çalışmasını sağlamaktır. Böylece bir projenin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için toplantı beklemek ya da birkaç kişiye ayrı ayrı sormak gerekmez.

Proje sayısı az ve ekip küçükken bir tablo ya da paylaşılan bir liste yeterli olabilir. Proje sayısı arttıkça aynı kişilerin birden fazla projede görev alması, bütçelerin farklı dosyalarda tutulması ve yönetime giden raporların elle hazırlanması işleri zorlaştırır. Bu noktada portföy görünümü, kaynak planlaması ve otomatik raporlama sunan bir sistem, proje yöneticilerinin zamanını rapor hazırlamaktan asıl işe kaydırır. Aşağıdaki durumlar böyle bir ihtiyacın işaretleri olabilir.

• Projelerin güncel durumu ancak toplantılarda öğreniliyor
• Aynı kişi birden fazla projede fark edilmeden aşırı yükleniyor
• Bütçe aşımları proje kapanırken fark ediliyor
• Proje dokümanları farklı klasörlere ve e-postalara dağılmış durumda
• Yönetim raporları her ay elle derleniyor

Hazır Proje Yönetim Aracı mı, Kuruma Özel Sistem mi?

Piyasada küçük ekipler ve standart görev takibi için geliştirilmiş pek çok hazır proje yönetim yazılımı bulunur. Süreçleriniz bu araçların sunduğu yapıya uyuyorsa, kullanıcı sayısı sınırlıysa ve başka sistemlerle derin bir entegrasyon gerekmiyorsa hazır bir ürünle başlamak çoğu zaman makul bir tercihtir. Analiz görüşmelerinde bu seçeneği de açıkça değerlendiriyor, özel geliştirmenin gerçekten gerekli olup olmadığını birlikte tartıyoruz.

Özel bir sistem genellikle proje yönteminin kuruma özgü olduğu durumlarda öne çıkar. Hakediş ve faturalama adımları, çok aşamalı onay hiyerarşileri, sahaya özgü formlar veya kamu yatırım süreçlerinde istenen raporlar hazır araçlara çoğu zaman ancak kısmen uyarlanabilir. Kullanıcı sayısı arttıkça değişen lisans maliyetleri, verinin nerede saklandığı ve ERP ile çift yönlü entegrasyon ihtiyacı da kararı etkileyen başlıca etkenlerdir.

Bazı kurumlar için daha dengeli yol, ekiplerin alıştığı görev takip programını korumak ve portföy, kaynak ya da bütçe tarafını özel bir katmanla tamamlamaktır. SEKTEK olarak geliştirdiğimiz sistemler kutu ürün değildir; her kurum için iş kurallarına göre baştan tasarlanır. Bu nedenle kapsamı, ihtiyacınızı karşılayan sade bir çözüm üzerinden belirlemeyi tercih ediyoruz.

Kaynak Planlama, Bütçe ve Zaman Takibi

Projelerin önemli bir kısmı teknik nedenlerden çok kaynak sıkışıklığı yüzünden gecikir. Kaynak ve kapasite planlama modülü; çalışanların yetkinliklerini, haftalık müsaitliklerini ve projelere ayrılan sürelerini birlikte göstererek kimin aşırı yüklendiğini önceden görmenizi sağlar. Yeni bir proje veya acil bir iş geldiğinde bunun mevcut planlara etkisi, karar verilmeden önce değerlendirilebilir.

Zaman takibinde ekip üyeleri görevlere harcadıkları süreyi web arayüzünden veya mobil cihazdan girer, yöneticileri de bu kayıtları onaylar. Onaylanan süreler ile satın alma ve diğer giderler, proje ve iş paketi bazında bütçe-gerçekleşen tablolarına yansır. Böylece maliyet sapmaları proje kapanışını beklemeden, henüz müdahale edilebilecekken fark edilir.

Muhasebe ve faturalama çoğu kurumda ERP ya da finans sistemi üzerinden yürüdüğü için bu verilerin iki kez girilmemesi önemlidir. İhtiyaca göre proje kodlarını, maliyet merkezlerini ve onaylı zaman kayıtlarını ERP veya finans sistemiyle API’ler ya da zamanlanmış veri aktarımları üzerinden eşleştiriyoruz. Hangi verinin hangi sistemde ana kayıt olacağını projenin başında birlikte netleştiriyoruz.

• Yetkinlik ve müsaitlik bazlı kaynak atama
• Ekip ve kişi bazında kapasite kullanımı
• Onay akışlı zaman çizelgeleri
• Proje ve iş paketi bazında bütçe-gerçekleşen
• İhtiyaca göre ERP ve finans entegrasyonu

Risk Yönetimi, Dokümanlar ve Paydaş İletişimi

Risk ve sorun kayıtları, projelerde sıklıkla toplantı notlarında kalıp unutulan konuları sistematik hale getirir. Her risk için olasılık, etki, sorumlu ve planlanan aksiyon tanımlanır; süresi geçen aksiyonlar ilgili kişilere hatırlatılır. Çözülemeyen sorunlar belirlediğiniz kurallara göre üst yönetime taşınabilir.

Proje dokümanlarını sürüm geçmişiyle birlikte ilgili proje, aşama veya görevin altında tutuyoruz. Erişim yetkileri rol bazlı tanımlandığı için taşeron, müşteri veya dış paydaşlar yalnızca kendileriyle paylaşılan belgeleri görür. İhtiyaca göre eklenen paydaş portalında ilerleme yüzdeleri, kilometre taşları ve onay bekleyen teslimatlar güvenli bir arayüzden izlenebilir.

Sistem kişisel veri içerdiğinde KVKK kapsamındaki gereksinimleri ve kurumunuzun bilgi güvenliği politikalarını proje başında birlikte değerlendiriyoruz. Sistemi kurum içi sunucularınızda veya bulutta çalıştırmak mümkündür ve bu karar veri hassasiyeti ile BT politikalarınıza göre verilir. İstanbul’daki kurumlarla analiz ve eğitim oturumlarını yerinde, diğer şehirlerdeki ekiplerle ise çevrim içi olarak planlayabiliyoruz.